MAIL MERGE

A. TUJUAN 

1.Peserta didik dapat membuat database
mail merge pada Ms. Office Excel
2. Peserta didik dapat menautkan mail merge di Ms. Office Word
3. Dengan berdiskusi peserta didik mampu  mengintgrasikan Ms. Office Word dan Ms. Office Excel dengan benar

B. LANDASAN TEORI 

   Mail Merge adalah suatu fasilitas di dalam ms word yang digunakan untuk menangani masalah surat menyurat seperti dalam pembuatan surat undangan, surat tagihan, surat promosi penjualan dan berbagai jenis pembuatan dokumen lainnya, yang dapat dikirim ke beberapa penerima / tujuan.

  Mail Merge dapat menangani pembuatan 4 jenis dokumen:

• Surat / Letter

• Label Surat / Maling label

• Amplop / Envelope

• Direktori / Directories

   Hal Penting Mail Merge : 

1.Dokumen Utama

   Dokumen inti atau dokumen utama yang tidak berubah atau tetap dari surat yang dibuat.

Apabila diketikkan teks atau informasi lain pada dokumen utama, maka akan dijadikan format dasar dari surat yang akan dikirimkan.

2.Sumber Data Sumber Data

   Sumber data sebagai data utama yang akan digabungkan di dokumen utama.

Data Source dapat berasal dari : 

a. MS Outlook Contact List b. MS Excel Worksheets.

c. MS Word Tables

d. MS Access Database tables

C. LANGKAH MEMBUAT DATA SOURCE DALAM FORMAT EXCEL 

1. Buka Ms.Excel

2. Ketik data berikut dalam Worksheet

3. Kemudian simpan dengan nama Data Undangan.xlsx

4. Buka Ms.Word 

5. Klik mailing, kemudian klik start mail merge dan pilih letters

6. Kemudian klik select recipients, lalu pilih use an existing list dan pilih dataundangan.xlsx

7. Kemudian klik edit recipient list, dan pilih nama mana saja yang diinginkan lalu klik OK

8. Kemudian klik insert merge field dan pilih nama

9. Sisipkan alamat dan kota, sehingga hasilnya dapat dilihat sebagai berikut

10. Untuk melihat hasilnya, pada tab mailing pilih preview result

11. Untuk mencetak hasil mergingnya, pada tab mailing pilih finish & merge lalu pilih print documents

12. Setelah itu akan muncul kotak dialog dan beberapa pilihan. Adapun tombol pilihan tersebut yaitu:

1. All digunakan untuk menggabung atau mencetak seluruh record yang ada

2. Current Record digunakan untuk menggabung atau mencetak data khusus record atau data yang aktif dan sedang dipilih.

3. From... To... digunakan untuk menggabung atau mencetak data tertentu mulai dari (From) dan sampai degan ( To )

13. Jika ingin menyunting dokumen hasil mail merge terlebih dahulu maka pada pilihan finish & merge, pilih edit individual documents, nantinya akan terbentuk dokumen baru dengan nama letter1